La fuente de bienes y servicios puede
ser directa de un proveedor por medio de una red electrónica
de compras o a través de un distribuidor habilitado
en Internet, entre otros posibles modelos.
Esta solución resulta ideal para realizar compras
de bienes y servicios no productivos, principalmente
lo relacionado con los gastos indirectos (equipos
de computación, papelería, muebles,
Mantenimiento / Reparación / Operaciones (MRO),
etc.). Las organizaciones generan un gasto importante
en bienes y servicios indirectos, aproximadamente
de un 30% a un 45% del gasto total. En organizaciones
de servicios, ese gasto puede llegar al 60%. Normalmente,
más de la mitad de estos gastos están
asociados con Mantenimiento / Reparación /
Operaciones (MRO). Estos son gastos en materiales
o servicios adquiridos para soportar la actividad
asociada a la operación, reparación
o mantenimiento de una oficina, un equipo o un activo
específico.
Otro factor a tener en cuenta, es el comportamiento
de compras. Aproximadamente un 70% de las compras
que se realizan, son compras aprobadas y canalizados
por los circuitos normales dentro de una organización.
No obstante, el porcentaje restante responde a compras
directas que realizan miembros de la organización,
ya sea en con una tarjeta de crédito en forma
telefónica o en locales al público.
Estas compras fuera de los circuitos de compra, resultan
en un costo importante para la organización,
la cual no puede tener la ventaja de precios pre•acordados
con proveedores conocidos. El costo adicional de las
compras no programadas o no supervisadas se encuentra
entre un 15% y un 30% con respecto a las compras estándares.
Esta solución, además de proponer un
cambio en las vías/métodos utilizados
para colocar órdenes de compra, propone un
cambio de foco en las actividades de compra hacia
un modelo de mayor valor agregado y un rol diferentes
para los Gerentes de Compras. En los modelos de compra
tradicional, el foco se encuentra puesto en la ejecución
de órdenes de compra (aproximadamente el 70%),
y el tiempo restante, en la administración
de proveedores. En el nuevo modelo de adquisiciones
electrónicas, la ejecución de órdenes
es un proceso automático, permitiendo que el
foco este puesto en tareas de mayor valor agregado
como la administración de contratos, negociación
con proveedores, etc.
Factores críticos para el
éxito
- Conocimiento detallado de los procesos de
negocios
- Entendimiento profundo de su ambiente informativo
- Computadoras disponibles en puestos de trabajo
- Infraestructura de IT para correo electrónico
e Intranet/Internet
- Miembros de la alta gerencia comprometidos
con el cambio y la implementación
- Disposición para reordenar procesos
y ambiente de trabajo
- Inclusión de todos aquellas personas
impactadas en el proceso de cambio
- Un socio experimentado para asistir en el
plan, diseño e implementación
y gerenciamiento del proyecto
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